L’audit de renouvellement Qualiopi

Assurer la pérennité de la certification Qualiopi représente un défi. Après avoir franchi avec succès l'audit initial et passé par l'étape de l'audit de surveillance, vous vous retrouverez à la croisée des chemins. L'enjeu est de renouveler votre engagement pour trois années supplémentaires afin de consolider les avantages acquis grâce à votre certification Qualiopi.

Ce processus prend la forme d'un audit de renouvellement, mais en quoi consiste-t-il exactement et comment vous y préparer au mieux ? Ces questions cruciales seront explorées en détail dans cet article, offrant ainsi un guide complet pour aborder sereinement et efficacement l'audit de renouvellement.

La certification Qualiopi est octroyée aux organismes de formation pour une période de 3 ou 4 ans en fonction de la date de début de la certification. Ce processus s'actualise automatiquement à la fin de chaque cycle. La démarche de certification comporte trois types d'audits distincts 👇

1. Audit initial : Cet audit est conduit par un auditeur neutre qui scrute les processus de l'organisme. L'objectif de cette évaluation est de déterminer si l'organisme respecte les critères du Référentiel National Qualité (RNQ).
2. Audit de surveillance : Réalisé entre le 14e et le 22e mois suivant la décision de certification, cet audit de surveillance est important pour garantir le maintien de la conformité de l'organisme aux normes de Qualiopi. Pour en savoir plus sur cet audit, rdv ici 👇

3. Audit de renouvellement : Enfin, afin de préserver la conformité des organismes avec le référentiel Qualiopi, ces derniers doivent se soumettre à un troisième audit avant la fin des 3 années de certification. Cet audit, également appelé audit de renouvellement, vise à vérifier la persistance de la qualité des processus et des pratiques mises en place par l'organisme de formation.

Ces audits successifs assurent un suivi rigoureux de la conformité aux normes et contribuent à maintenir la qualité des prestations dispensées par les organismes de formation certifiés Qualiopi.

L'audit de renouvellement Qualiopi fait référence à la procédure permettant de maintenir cette certification au fil du temps. Les organismes de formation certifiés Qualiopi doivent subir avant la fin de leurs 3 ans de certification des audits de renouvellement pour garantir qu'ils continuent de respecter les critères de qualité définis par le référentiel.

Ces critères couvrent plusieurs domaines tels que la conformité administrative, la satisfaction des bénéficiaires, la conception des actions de formation, la qualification des formateurs, et la mise en œuvre des actions de formation, entre autres. Il est important pour les centres de formation de se préparer en amont de l'audit de renouvellement en veillant à maintenir leurs processus internes conformes aux exigences Qualiopi. Cela inclut la documentation appropriée, la mise en place de procédures de suivi, et le maintien de bonnes pratiques tout au long de la période de certification.

Il est important de noter que les informations peuvent évoluer, et il est recommandé de consulter les dernières directives de Qualiopi pour les informations les plus récentes.

La préparation à l'audit de renouvellement Qualiopi nécessite une approche organisée et une attention particulière aux critères de qualité définis par Qualiopi. Voici quelques étapes que vous pouvez suivre pour vous préparer efficacement 👇

• Révision des critères Qualiopi : Revoyez les critères de qualité énoncés par Qualiopi. Assurez-vous de comprendre en détail les exigences spécifiques liées à l'organisation, à la pédagogie, à la gestion administrative, aux moyens pédagogiques, aux dispositifs d'évaluation, etc.
• Mise à jour de la documentation : Assurez-vous que tous les documents nécessaires sont à jour. Cela peut inclure des manuels qualité, des procédures opérationnelles, des comptes rendus de réunions, des rapports d'activités, des évaluations de la satisfaction des stagiaires, etc.
• Évaluation des actions correctives : Revoyez les actions correctives mises en place suite à d'éventuelles non-conformités identifiées lors d'audits précédents. Assurez-vous que les problèmes ont été résolus conformément aux exigences de Qualiopi.
• Formation du personnel : Assurez-vous que votre personnel est informé et formé sur les critères de Qualiopi. Ils doivent être conscients des pratiques et des procédures à suivre pour garantir la qualité des prestations de formation.
• Simulation d'entretiens et d'observations : Organisez des sessions de simulation d'entretiens et d'observations pour permettre à votre équipe de se familiariser avec le processus d'audit. Cela peut aider à identifier les domaines qui pourraient nécessiter une attention particulière.

  

• Auto-évaluation : Effectuez une auto-évaluation en utilisant les critères Qualiopi. Identifiez les points forts et les points faibles de votre organisation par rapport à ces critères. Cela peut vous aider à cibler les domaines qui nécessitent une amélioration.
• Mise en place d'une démarche d'amélioration continue : Assurez-vous que votre centre de formation a une démarche d'amélioration continue bien établie. Cela peut inclure des mécanismes pour recueillir les retours d'expérience, analyser les résultats des évaluations, et mettre en œuvre des améliorations continues.
• Communication avec les parties prenantes : Informez vos formateurs, stagiaires et autres parties prenantes de l'audit de renouvellement. Assurez-vous qu'ils comprennent l'importance de la qualité dans les prestations de formation et encouragez leur coopération.
• Préparation des preuves tangibles : Assurez-vous d'avoir des preuves tangibles pour démontrer la mise en œuvre des critères Qualiopi. Cela peut inclure des exemples de supports pédagogiques, des fiches d'évaluation, des témoignages de stagiaires, etc.
• Planification logistique : Préparez-vous logistiquement en assurant que l'ensemble des documents et des ressources nécessaires est accessible aux auditeurs le jour de l'audit.

En suivant ces étapes, vous augmenterez vos chances de réussir l'audit de renouvellement Qualiopi en démontrant la conformité continue de votre centre de formation aux normes de qualité exigées.

La réalisation d'un audit de renouvellement Qualiopi implique un processus rigoureux en plusieurs étapes. Voici généralement comment se déroulent les étapes de l'audit de renouvellement Qualiopi 👇

• Accueil des auditeurs : Lorsque les auditeurs arrivent le jour de l'audit, assurez-vous de les accueillir chaleureusement. Fournissez-leur l'accès à toutes les informations nécessaires et à toutes les personnes avec lesquelles ils auront besoin de s'entretenir.
• Présentation initiale : Commencez par une présentation de votre centre de formation, de son organisation, de sa mission, et des changements significatifs intervenus depuis la dernière certification.
• Examen des documents : Les auditeurs examineront la documentation que vous avez préparée en amont de l'audit, y compris les manuels qualité, les procédures opérationnelles, les rapports d'activités, etc. Ils s'assureront que ces documents sont à jour et conformes aux critères de Qualiopi.
• Entretiens avec le personnel : Les auditeurs auront des entretiens avec le personnel de votre centre, y compris les responsables, les formateurs, et d'autres parties prenantes. Ces entretiens visent à évaluer la compréhension et la mise en œuvre des pratiques qualité.
• Observation des pratiques : Les auditeurs peuvent observer des sessions de formation en direct pour évaluer la qualité des interventions pédagogiques, la pertinence des contenus, et la manière dont les stagiaires sont pris en charge.
• Analyse des retours d'expérience et des évaluations : Les auditeurs examineront les retours d'expérience, les évaluations de la satisfaction des stagiaires, les résultats des évaluations, et tout autre élément permettant de mesurer l'efficacité de votre centre de formation.
• Évaluation des actions correctives : Les auditeurs vérifieront la mise en place et l'efficacité des actions correctives suite à d'éventuelles non-conformités identifiées lors d'audits précédents.
• Discussion des points forts et faibles : Les auditeurs discuteront avec vous des points forts de votre centre de formation ainsi que des domaines qui pourraient nécessiter des améliorations.
• Rapport d'audit : À la fin de l'audit, les auditeurs rédigeront un rapport qui synthétise leurs observations. Ce rapport indiquera si votre centre de formation continue de respecter les critères de Qualiopi et s'il est recommandé de renouveler la certification.
• Décision de renouvellement : Sur la base du rapport d'audit, l'organisme certificateur prendra la décision de renouveler ou non la certification Qualiopi de votre centre de formation.
• Actions correctives éventuelles : Si des non-conformités sont identifiées, vous devrez mettre en place des actions correctives dans un délai défini pour remédier à ces points.

En préparant soigneusement votre centre de formation, en fournissant des informations précises et en démontrant la mise en œuvre continue des critères de qualité, vous augmentez vos chances de réussir l'audit de renouvellement Qualiopi.

L'audit de renouvellement sera effectué en présentiel, conformément aux dispositions de l'arrêté du 6 juin 2019. Sa durée sera déterminée en fonction des données de votre dernier Bilan Pédagogique et Financier (BPF), prenant en compte le nombre de catégories d'actions à certifier ainsi que le nombre de sites. Cela garantira une adaptation optimale à la situation spécifique de votre organisme.

En cas d'identification de non-conformités lors de l'audit de renouvellement Qualiopi, il est essentiel de réagir de manière appropriée et de mettre en place des actions correctives. Voici les étapes que vous pouvez suivre pour gérer les non-conformités 👇

• Comprendre les non-conformités : Tout d'abord, assurez-vous de bien comprendre les non-conformités relevées par les auditeurs. Ceci vous permettra d'évaluer correctement la nature du problème et de déterminer les actions correctives nécessaires.
• Discuter avec les auditeurs : Si certains points ne sont pas clairs, n'hésitez pas à discuter avec les auditeurs pour obtenir des clarifications et des explications supplémentaires. Cela peut vous aider à cibler plus précisément les domaines qui nécessitent des améliorations.
• Réagir rapidement : Une fois les non-conformités identifiées, agissez rapidement pour mettre en place des actions correctives. Respectez les délais fixés par l'organisme certificateur pour remédier aux non-conformités.

  

• Élaborer un plan d'actions correctives : Développez un plan d'actions correctives détaillé. Ce plan doit spécifier les mesures spécifiques que vous prendrez pour remédier aux non-conformités, les personnes responsables de leur mise en œuvre, les échéances et les indicateurs de suivi.
• Impliquer le personnel : Informez et impliquez votre personnel dans le processus d'amélioration. Expliquez les non-conformités identifiées, les actions correctives à mettre en place, et sollicitez leur collaboration pour assurer le succès de ces actions.
• Formation éventuelle : Si les non-conformités sont liées à des lacunes de compétences ou de connaissances, envisagez la possibilité de fournir une formation supplémentaire à votre personnel pour renforcer les compétences nécessaires.
• Suivi régulier : Mettez en place un suivi régulier pour vérifier la mise en œuvre des actions correctives. Cela peut inclure des réunions périodiques pour examiner l'avancement, ajuster le plan si nécessaire, et discuter des éventuels obstacles rencontrés.
• Documentation : Assurez-vous de documenter toutes les actions correctives entreprises. Il est important de disposer de preuves tangibles démontrant que vous avez pris des mesures pour remédier aux non-conformités.
• Communication avec l'organisme certificateur : Tenez informé l'organisme certificateur de vos actions correctives. Si possible, fournissez des mises à jour régulières sur les progrès réalisés. La transparence et la communication ouverte sont cruciales dans ce processus.
• Préparation pour le suivi : Si l'organisme certificateur prévoit un suivi après la mise en œuvre des actions correctives, assurez-vous d'être prêt à démontrer que les problèmes ont été résolus de manière satisfaisante.

L’audit de renouvellement Qualiopi est crucial pour maintenir la qualité de votre organisme de formation. En se préparant bien, en communiquant avec le certificateur, et en s'engageant à s'améliorer, vous renforcez votre réputation, gagnez la confiance de vos clients, et accédez aux financements nécessaires. La certification Qualiopi reste un atout majeur pour offrir des formations de qualité, et la respecter est essentiel pour l'avenir de votre organisme de formation.

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